انسان موجودی اجتماعی است و باید با اطرافیان خود رابطه داشته باشد تا ازطریق تعاملات و روابط اجتماعی، نیازهای مادی و عاطفی خود را برطرف کند. روابط موجود در محیط کار نیز از این قاعده مستثنی نیست و فردی که با همکاران خود روابطی قوی و گسترده برقرار کرده، بهتر می‌تواند درجهت رشد و پیشرفت حرکت کند و وظایف خود را به‌شکلی مطلوب انجام دهد. ولی ازسوی دیگر، زیاده‌روی در ایجاد ارتباط با همکاران نیز مانند زیاده‌روی در هر کار دیگری زیان‌آور است. بنابراین ما باید بدانیم که چگونه می‌توانیم با همکاران خود رابطه‌ی مفید و سازنده‌ای برقرار کنیم که به رشد و موفقیت شغلی و حرفهای ما کمک کند. درادامه، به ۵ عادت ساده اشاره می‌کنیم که توجه به آنها به شما کمک می‌کند روابط کاری بسیار خوبی را ایجاد و حفظ کنید، بدون اینکه مجبور باشید با تک‌تک افراد در محل‌کار خود رابطه‌ای دوستانه برقرار کنید.
برای تمام افرادی که کارکردن در محیط‌های اداری را تجربه کرده‌اند، دو مسئله بسیار بدیهی و روشن است. از یک‌سو بسیار مهم است که در محل‌کار خود دوستانی داشته باشید. زیرا این روابط، ازجمله مهم‌ترین عوامل تأثیرگذار بر رضایت شغلی کارکنان هستند و همیشه داشتن دوستی که در زمان مواجهه با سختی‌ها و مشکلات کاری بتوانیم با او مشورت کنیم و از او کمک بخواهیم، بسیار مفید است. ولی مسئله‌ی بدیهی دیگر این است که درگیرشدن در روابط اجتماعی بیش‌ازحد در محل‌کار نیز موجب می‌شود که نتوانیم کارهای زیادی انجام دهیم. درواقع یکی از مهم‌ترین دلایل کاهش بهره وری (دست‌کم در سطح فردی)، حواس‌پرتی‌های ناشی از حضور همکاران در نزدیکی و مجاورت فرد است.
ولی شما نمی‌توانید از ایجاد روابطی قوی با همکاران که موجب افزایش بهره وری کوتاه‌مدت شما می‌شود، چشم‌پوشی کنید. بدون وجود روابط کاری مستحکم، احتمال اندکی وجود دارد که کسی حاضر شود برای کمک به کل تیم، بیش از وظایف و تکالیفی که برای او تعیین شده تلاش کند. به‌علاوه درصورت نبود این روابط دوستانه احتمال بیشتری وجود دارد که در میان کارکنان، درگیری‌ها و اختلاف‌نظرهایی به‌وجود بیاید. تنها راه رسیدن به تعادل، ایجاد روابطی خوب به‌شکلی هدفمند و آگاهانه است.
ولی رسیدن به تعادل، دقیقا چه معنایی دارد؟ یعنی شما مجبور نیستید با تمام افراد در محل‌کار خود دوست باشید، البته تازمانی‌که با پایبندی به ۵ شیوه‌ی هوشمندانه‌ی زیر، روابطی را که با همکاران‌تان برقرار کرده‌اید، در بلندمدت حفظ کنید.
۱. قدردانی و سپاسگزاری خود را بیان کنید
درصورتی‌که حجم بسیار بالایی از ایمیل‌ها را دریافت می‌کنید، مجبور نیستید به تک‌تک این پیام‌ها (حتی صرفا با یک تشکر ساده) پاسخ دهید. پاسخ‌دادن به تمام ایمیل‌ها الزامی نیست و حتی می‌تواند آزاردهنده باشد. ولی اگر همکار شما کارهایی بیشتر از وظایفی را که در پروژه‌ای به او محول شده انجام داده است یا در انجام وظیفه‌ای، عملکرد بسیار خوبی داشته است، چند ثانیه زمان گذاشتن و سپاسگزاری از تلاش‌های او تأثیر بسیار زیادی خواهد داشت. برای سپاسگزاری می‌توانید پیامی ساده ارسال کنید و در آن، صادقانه از تلاش‌ها و زحمات او سپاسگزاری کنید و عملکرد او را تحسین کنید. مثلا می‌توانید بگویید: «برای کارهای مهمی که در این پروژه انجام دادید از شما سپاسگزارم. نتیجه‌ی پروژه عالی شده است!» همین پیام ساده موجب می‌شود که همکاران شما درمورد تلاش‌هایی که انجام داده‌اند، احساس بسیار خوبی پیدا کنند و دیگر حس نخواهند کرد که از آنها قدردانی نمی‌شود و کسی ارزش کارهایشان را نمی‌داند.
قدردانی و سپاسگزاری خود را به‌صورت حضوری نیز بیان کنید. در جلساتی دونفره یا حتی در دیداری کوتاه و غیررسمی، مثلا در بیرون آشپزخانه‌ی اداره نیز می‌توانید از همکار خود برای کارهایی که به‌خوبی انجام داده است، سپاسگزاری کنید. اگر فردی ایده‌ای هوشمندانه را در جلسه مطرح می‌کند، صرفا با گفتن جمله‌ای مانند «به نکته‌ی خوبی اشاره کردید، از توصیه‌ی شما سپاسگزارم.» از او قدردانی کنید. این کار بسیار ساده و درعین‌حال بسیار تأثیرگذار است.
۲. برای ملاقات با آنها زمانی را اختصاص بدهید
گاهی نمی‌توانید به برنامه‌ها و زمان‌بندی‌های خود پایبند باشید و وسوسه می‌شوید که برنامه‌ی ملاقات‌ها، به‌ویژه ملاقات‌های مربوط‌به دریافت گزارش‌های مستقیم را تغییر دهید. ولی وقتی مرتبا ملاقات‌ها با همکاران خود را به‌تعویق می‌اندازید، با این کار به‌طور غیرمستقیم به آنها می‌گویید که ملاقات رودررو با آنها برای شما اهمیتی ندارد. درنتیجه وقتی کار مهمی برای شما پیش می‌آید و باید از آنها بخواهید که ساعات بیشتری برای انجام آن کار کنند، ممکن است ذهن آنها به این سمت برود که: «تو درطول سه هفته‌ی پیش، ۳۰ دقیقه برای ملاقات با من وقت نگذاشتی و حالا انتظار داری که برای کمک به تو، روز تعطیل هم سرکار بیایم و کار کنم؟»
البته عکس این حالت نیز صادق است. اگر همیشه روی افرادی که برای شما کار می‌کنند سرمایه‌گذاری کنید و با آنها ملاقات‌هایی رودررو داشته باشید و با رفتارها و اقدامات خود به آنها نشان بدهید که برای شما مهم هستند، وقتی از آنها می‌خواهید که کاری فراتر از وظایف اصلی خود را انجام دهند، احتمال بیشتری وجود دارد که به شما پاسخ دهند: «حتما، خوشحال می‌شوم این کار را برای شما انجام دهم.» وقت گذاشتن و توجه به همکاران و ملاقات با آنها برای دریافت گزارش‌های مستقیم، به‌معنی برقراری ارتباطی صمیمی و نزدیک با آنها نیست، ولی روش بسیار خوبی است که ازطریق آن می‌توانید به آنها نشان دهید که برای شما مهم هستند و می‌توانند به شما تکیه کنند.
۳. برای کمک‌رسانی آماده باشید
برای همه گاهی پیش می‌آید که در محل‌کار احساس کنند آسیب‌پذیر هستند و نیاز به کمک دارند؛ مثلا در شروع پروژه‌ای جدید، وقتی طرح پروژه برای آنها ناآشناست و باید تعریف شود، یا زمانی‌که در میانه‌ی راه مشکلی جدی پیش می‌آید یا وقتی در مراحل انتهایی پروژه با مشکلی مواجه می‌شوند. در هریک از این شرایط سعی کنید از این لحظات حساس و دشوار پیش آمده برای همکاران خود آگاه باشید و به آنها کمک کنید.
شما باید پیش‌بینی کنید که چه زمانی وظیفه یا پروژه‌ای که همکاران شما مشغول کار روی آن هستند، ممکن است که به مشکل بربخورد و هرزمان که می‌توانید به آنها پیشنهاد کمک بدهید. دوستی با همکاران، تنها راه آگاهی از زمان‌های بروز این مشکلات نیست. شما مجبور نیستید که هر روز با آنها صحبت کنید تا متوجه شوید چه زمانی می‌توانند کارهای خود را به‌خوبی انجام دهند. فقط کافی است که به روند انجام کارهای خود و طرح‌های بزرگی که کل گروه یا واحد شما انجام می‌دهد توجه داشته باشید و از آن به‌عنوان مبنایی برای آگاهی یافتن از مشکلات همکاران خود و کمک به آنها استفاده کنید. برای نمونه می‌توانید با برگزاری یک جلسه‌ی طوفان فکری اولیه یا کارکردن روی دسته‌ی اسلایدهایی که همکار شما مشغول کار روی آن است، پیش از اینکه او مشکل خود را مطرح کند، به او کمک کنید. در این حالت نیز صرفا ارسال ایمیلی کوتاه کافی است:
سلام [نام فرد موردنظر]،
من می‌دانم که [موقعیت دشوار مربوط] رخ داده است. خوشحال می‌شوم که درخصوص این موضوع ملاقاتی با شما داشته باشم، البته اگر فرصت آن را داشته باشید. اگر هم نمی‌توانید مسئله‌ای نیست. فقط می‌خواستم بدانید که اگر به کمکی نیازی داشته باشید، می‌توانید به من مراجعه کنید.
۴. رویدادهای مهم را به‌یاد داشته باشید
مردم دوست دارند مورد توجه قرار بگیرند و فراموش نشوند. یکی از کارهای ساده‌ای که می‌توانید انجام دهید، علامت‌زدن تاریخ تولد همکاران‌تان روی تقویم است. اگر آنها برای شما کار می‌کنند یا نقش مهمی در محل‌کار دارند، بهتر است که کارت هدیه یا هدیه‌ای را برای روز تولد آنها تهیه کنید و یک هفته پیش از تاریخ تولد آنها را در تقویم خود علامت بزنید تا فرصت کافی برای تهیه‌ی هدیه داشته باشید. همین کار را برای سالگردهای کاری نیز انجام دهید تا به همکاران‌تان بگویید زمانی را که به شرکت وارد یا برای نخستین بار به گروه شما ملحق شده‌اند، گرامی می‌دارید.
۵. با تمام وجود به حرف‌هایشان گوش کنید
وقتی زمانی را با فردی سپری می‌کنید، با تمام وجود آنجا حضور داشته باشید، حتی اگر صرفا تعاملی ۹۰ ثانیه‌ای با او دارید. درصورت امکان، وقتی با دیگران صحبت می‌کنید، تلفن یا رایانه‌ی خود را کنار بگذارید. به حرفهای او گوش دهید و ازنظر احساسی هوشمند باشید و احساس او را درک کنید. با طرف مقابل خود ارتباط چشمی داشته باشید و به‌صورت کلامی یا غیرکلامی به او نشان بدهید که از صحبت با او خوشحال هستید. اگر در وسط انجام کاری هستید و یکی از همکاران‌تان به سر میز کار شما می‌آید، رفتار ناشایستی نداشته باشید و با او صحبت کنید و درعین‌حال ناراحتی خود را از اینکه کار شما را متوقف کرده است، نشان دهید. از او بپرسید که آیا می‌توانید به‌محض تمام‌شدن کارتان باهم صحبت کنید و درصورت موافقت او نیز، حتما پس از تمام‌شدن کارتان به سراغ او بروید و با او صحبت کنید.
زمان محدود است و باید بادقت درمورد چگونگی استفاده از آن تصمیم گیری کنید. درست است که همیشه به ایجاد روابط دوستانه با همکاران خود نیاز دارید، ولی نمی‌توانید بهترین دوست همه باشید. با اجرای ۵ استراتژی مطرح‌شده در اینجا، به‌سادگی می‌توانید داشتن رفتار و عملکرد عاقلانه را به عادت همیشگی خود تبدیل کنید. انجام این کارها به زمان اندکی نیاز دارد، ولی برای ایجاد روابطی قوی با همکاران‌تان ضروری هستند؛ روابطی که موجب می‌شود همه‌ی شما درکنارهم رشد و پیشرفت کنید.
