مديران سازمانها بايد محيط را به گونه اي فراهم كنند تا افراد كمتر به فكر تغيير شغل بيفتند. يكي از مواردي كه باعث جابه جايي نيروي انساني در سازمانهاست، عدم آشنايي آنها با محيط سازمان و قوانين داخلي آن است.
آموزش قبل از تصدي شغل براي افراد از اهميت ويژه اي برخوردار است و نبايد نام اين آموزشها را به حساب هزينه گذاشت.
حال اين پرسش مطرح است كه مديران چه آموزشهايي را براي پرسنل تازه كار خود در سازمان درنظر گرفته ايد تا آنها در بدو ورود به فكر تغيير شغل خود نيفتند؟ مديران بايد به اين پرسشها پاسخ دهند: آيا فرد تازه وارد از محيط كار خود آگاهي دارد؟ آيا مي داند قوانين و مقررات داخلي سازمان به چه صورت است؟ آيا مي داند در صورت بروز مشكل به چه كسي مراجعه كند؟ آيا مي داند سازمان از او چه انتظاراتي در آينده دارد؟ آيا مي داند در اين سازمان تا چه مراحلي مي تواند رشد كند؟
در سازمانهاي موفق جهان كه داراي فرايند آموزشي مناسب هستند به اين امر توجه خاصي شده است و در فرايند آموزش، مرحله اي را با عنوان مرحله آشناسازي افراد تازه كار با سازمان و قوانين مربوطه درنظر گرفته اند. فرايند آشناسازي چيست و چگونه مي توان به آن توجه كرد؟
فرايند آشناسازي فرايندي است كه فرد را بعد از پذيرفته شدن، به عنوان پرسنل سازمان ازطريق واحد آموزش با قوانين، محيط كاري و ساير مواردي كه در سازمان مطرح است آشنا مي سازد. به اين ترتيب كه فرد موردنظر در يك دوره زماني كه باتوجه به وسعت سازمان مي تواند از چند ساعت تا چند هفته باشد در آن شركت كرده و بعداز اتمام اين دوره مي تواند در سازمان خود مشغول به كار شود.
مواردي كه مي توان در فرايند آشناسازي به آن توجه كرد عبارتند از:
- دادن اطلاعات كلي درمورد سازمان: مثلا سازماني كه فرد قرار است در آن فعاليت كند چگونه سازماني است. وضعيت سازمان در مقابل رقبا به چه صورت است، چند درصد از سهم بازار دراختيار سازمان است و خط مشي كلي سازمان چيست. ازجمله اطلاعاتي است كه بايد دراختيار تازه وارد قرار گيرد.
- آشنايي با چارت سازماني: همانگونه كه آگاه هستيد يكي از اصول چهارده گانه مديريت اصل وحدت فرماندهي است يعني اينكه شخص بايستي بداند از يك نفر دستور مي گيرد و به يك نفر گزارش مي دهد. فرد در بدو ورود بايد بداند سرپرستش كيست و نحوه گزارش دهي او چگونه خواهدبود.
- آشنايي با قوانين مربوط به مرخصي ها، تأخيرها، غيبتها، استعلاجي ها:
الف - شخص بايد بداند نحوه اخذ مرخصي ها به چه صورت است. در هر ماه چند روز مي تواند از مرخصي استفاده كند.
ب – تأخيرها: آيا اصولا در اين سازمان فرد مي تواند تأخير داشته باشد و در صورت تأخير و عدم حضور به موقع به چه صورت عمل كند.
ج – غيبت ها: در صورت غيبت به چه صورت بايد عمل كند.
د – استعلاجي: نحوه اخذ استعلاجي به چه صورت است.
- آشنايي با محل قرارگرفتن دفتر مدير سازمان، معاونين، واحد اداري، مالي، واحد ايمني و بهداشت، دستشويي‌ها، غذاخوري، رختكن، نمازخانه و نحوه برقراري تماس تلفني.
- آشنايي با نحوه دريافت حقوق، مساعده، وام و ساير موارد مالي.
- قوانين و مقررات بهداشتي و ايمني.
- شيفت هاي كاري و تعطيلات.
- جابه جايي در سازمان به چه صورت است و در چه صورت فرد رشد خواهدكرد.
اگر سازماني بتواند راههاي رشد فرد در آينده را به او نشان دهد موفق خواهدشد كه چند درصد از جابه جايي هاي آتي پرسنل سازمان را كنترل كند. اگر ما محيط خوشايند را به اشعه الفا و محيط ناخوشايند را به اشعه گاما تشبيه كنيم نتيجه زير حاصل مي شود.
در محيط خوشايند اشعه آلفا بر مغز ما حاكميت دارد كه حاكميت اين اشعه باعث قليايي شدن خون ما مي شود. درنتيجه خون خوش رنگتر شده و درنتيجه ماده اي به نام «دوپامين» را در معده ترشح مي كند كه ترشح اين ماده سبب مي شود ما راحت تر كار كنيم و خوش اخلاق تر باشيم. در محيط ناخوشايند اشعه گاما بر مغز حاكميت دارد و حاكميت اين اشعه باعث سياه شدن خون مي شود. درنتيجه خون سياه شده و ماده اي به نام آدرنالين ترشح مي‌كند و در اين صورت خون ما اسيدي شده كه اين ماده سرمنشا دلواپسي ها و نگرانيهاست و سبب پايين آمدن بهره وري فرد مي شود.
